Fahrtenbuch führen (elektronisch/handgeschrieben) Dann lohnt sich ein Fahrtenbuch

von Christina Finke 06.04.2020

Beim Führen eines Fahrtenbuchs müssen Autofahrer, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen, einige Anforderungen beachten. Die AUTO ZEITUNG erklärt, wann und für wen es sich lohnt, Fahrten elektronisch oder handgeschrieben aufzulisten!

Wer seinen Dienstwagen auch privat oder für Fahrten zu Arbeit nutzen darf, muss diesen geldwerten Vorteil versteuern und kann dazu ein Fahrtenbuch führen – egal ob elektronisch oder handgeschrieben. Zwar entscheiden sich die meisten Autofahrer dabei immer noch für die Einprozent-Regelung – unter Umständen kann das Führen eines Fahrtenbuchs jedoch günstiger sein. Im Einzelfall hängt das vor allem davon ab, wie intensiv der Wagen beruflich genutzt wird, ob ein neues oder gebrauchtes Fahrzeug erworben wurde und ob es bereits abgeschrieben ist. Beim Führen eines Fahrtenbuchs werden anstelle der pauschalen Versteuerung alle Kosten berücksichtigt, die das Auto verursacht – also auch solche für Sprit, Autopflege und Reparaturen sowie Parkgebühren. Die Belege dafür müssen entsprechend gesammelt werden. Die AUTO ZEITUNG erklärt, für wen und wann sich der Aufwand, ein elektronisches oder handgeschriebenes Fahrtenbuch zu führen, lohnt. Mehr zum Thema: Kfz-Steuer online berechnen

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Fahrtenbuch führen: elektronisch oder handgeschrieben 

Zu den Pflicht-Eintragungen beim Führen eines Fahrtenbuchs – egal ob elektronisch oder handgeschrieben – gehören neben Datum, Kilometerstand und Reisezweck auch Beginn und Ende der Fahrt sowie die Namen von besuchten Gesprächspartnern. Alle Angaben müssen nachvollziehbar und fortlaufend erfasst sein. Wer sich für die handgeschriebene Variante entscheidet, sollte wissen, dass lose Zettelsammlungen nicht erlaubt sind: Der Gesetzgeber fordert eine "geschlossene Form", damit das Fahrtenbuch nicht durch das nachträgliche Einfügen einzelner Zettel manipuliert werden kann. Sollten nachträgliche Änderungen einmal nicht zu vermeiden sein, müssen sie nachvollziehbar protokolliert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die handschrift­lichen Aufzeichnungen zeitnah erfolgen, vollständig, korrekt und allgemein gut lesbar sind. Am besten liegen Fahrtenbuch und Schreibzeug daher direkt im Auto, damit die Eintragungen bei Abfahrt und Ankunft unmittelbar erledigt werden können. Wer wissentlich ein Fahrtenbuch fälscht, dem droht eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Für all diejenigen, denen das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs zu aufwändig ist, gibt es eine gute Nachricht: Die Finanzämter akzeptieren mittlerweile auch elektronische Aufzeichnungen. So gibt es etwa Apps (in der Regel kostenpflichtig), die via GPS die Position des Fahrers berechnen und die Strecke verfolgen. Datum, Fahrtziel und Kilometerstand werden von diesen elektronischen Fahrtenbüchern so automatisch aufgezeichnet, der Anlass der Fahrt kann innerhalb einer Woche nachgetragen werden. Die meisten elektronischen Fahrtenbücher bieten zudem eine Festschreibung an, so dass der Prüfer später einem Protokoll entnehmen kann, wann einzelne Eintragungen vorgenommen wurden. Excel-Tabellen werden von den Finanzämter nicht anerkannt, da sie nachträglich und vor allem spurenlos geändert werden können. Außerdem wichtig bei elektronischen Fahrtenbüchern: Die Aufzeichnungen müssen für zehn Jahre gespeichert werden.

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Wann lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs?

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann in bestimmten Fällen günstiger sein als die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung. Etwa dann, wenn der Anteil privater Fahrten oder die jährliche Fahrleistung gering ist, der Listenpreis des Autos sehr hoch ist oder das Fahrzeug mit hohen Rabatten gekauft wurde, der Wagen in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben ist oder es sich um ein relativ altes Fahrzeug handelt. Wichtig ist, dass zu Beginn eines Kalenderjahres feststeht, für welche der beiden Möglichkeiten sich Autofahrer entscheiden, da beide normalerweise im Laufe eines Jahres nicht gemischt werden dürfen. Mit dem ordnungsgemäßen Führen eines Fahrtenbuchs muss am 1. Januar des abzurechnenden Jahres begonnen werden. Nachträgliche Korrekturen sind nicht erlaubt. Wer sich im Vorfeld nicht sicher ist, welche Berechnungsmethode für die Einkommenssteuererklärung zugrunde gelegt werden soll, kann auf Nummer sicher gehen: Abgesehen vom Aufwand spricht nichts dagegen, das gesamte Jahr über ein Fahrtenbuch zu führen und am Ende des Jahres zu entscheiden, ob die Ein-Prozent-Regelung vielleicht doch günstiger ist. Das Fahrtenbuch wird dann eben nicht weiter beachtet.

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