Firmenwagen: Privatnutzung & Rückgabe Tipps für Dienstwagen-Fahrer

von Holger Ippen 17.11.2020
Inhalt
  1. Welches Fahrzeugmodell als Firmenwagen?
  2. Dienstwagen für den Nebenverdienst?
  3. Tankkarte, Kinder, Haustiere: Firmenwagen auch privat nutzen?
  4. Darf ein Anhalter mitfahren?
  5. Wartung, Schäden & Unfälle: Der richtige Umgang mit dem Firmenauto
  6. Muss ich beim Firmenwagen ein Fahrtenbuch führen?
  7. Worauf bei der Rückgabe des Dienstwagens achten?

Die Nutzung von Firmenwagen ist lukrativ und populär. Allerdings dürfen wichtige Punkte wie Privatnutzung und die spätere Rückgabe nicht außer Acht gelassen werden. Die AUTO ZEITUNG gibt wichtige Tipps zu Dienstwagen!

 

Welches Fahrzeugmodell als Firmenwagen?

Dienstwagen und Ausstattung sollten sowohl zum jeweiligen Einsatzzweck als auch zum wirtschaftlichen Erfolg passen. Der Handwerker sollte also möglichst nicht mit einem Sportwagen zum Kunden rollen. Drastische Abweichungen können zu ernsten Problemen beim Finanzamt führen. Zudem sollte man auf die "Kleiderordnung" im Unternehmen achten, um Missgunst und Neid zu vermeiden. Freie Herstellerwahl: Audi, Mercedes, BMW oder Skoda? Wenn der Chef nicht ohnehin eine Vorgabe macht, lohnt es, sich an den beliebtesten Firmenwagen-Modellen zu orientieren.

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Dienstwagen für den Nebenverdienst?

Die klare Regelung besagt: Der Firmenwagen wird zu Fahrten im Auftrag des Unternehmens bereitgestellt. Inklusive sind die Fahrten zur und von der Arbeitsstelle. Bei entsprechender Vereinbarung ist auch eine anteilige private Nutzung inbegriffen. Davon ausgenommen sind selbstverständlich Fahrten im Rahmen eines Nebenjobs. Wer also einen kommerziellen Privat-Shuttle-Service anbietet, Pizza- oder andere Botenfahrten unternimmt, handelt widerrechtlich. Wird das bekannt, drohen eine Abmahnung, der Dienstwagen-Entzug und im schlimmsten Fall sogar die Job-Kündigung. Ähnliches gilt, wenn der Lebenspartner den Firmenwagen verbotenerweise für seine geschäftlichen Fahrten nutzt. Auch wenn der eigentliche Nutzer das Auto an diesen Tagen nicht benötigt, gilt es als unerlaubt und führt zu Problemen mit Arbeitgeber und Steuerbehörde.

 

Tankkarte, Kinder, Haustiere: Firmenwagen auch privat nutzen?

Die Privatnutzung eines Dienstwagens müssen Chef und Mitarbeiter vertraglich regeln, entweder im Arbeitsvertrag oder in einem Zusatzvertrag. Wichtig: Ein Verbot von Privatfahrten sollte unbedingt schriftlich fixiert sein, denn nur so lässt sich die Vereinbarung vor dem Fiskus belegen. Fehlt ein solches Dokument, fallen möglicherweise Steuern an, weil das Finanzamt von privater Nutzung ausgeht und darin einen zu versteuernden geldwerten Vorteil sieht. Bei Freiberuflern zählt der Firmenwagen zum steuerlichen Betriebsvermögen, sobald die nachweisbare dienstliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent liegt. Das sollte ein Fahrtenbuch belegen.

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Firmen-Tankkarte auch für Privatnutzung?

Viele Firmen nutzen die Vorzüge beim Abrechnungsaufwand und beim Mengenrabatt durch spezielle Firmen-Tankkarten wie die der DKV. Das ist auch für Firmenwagenfahrer vorteilhaft, denn sie müssen für diese Auslagen nicht das private Konto belasten und aufwendig  Abrechnungsvordrucke ausfüllen. Allerdings dürfen Karteninhaber natürlich nur der ihnen überlassene Dienstwagen damit betanken. Auch wenn nur hin und wieder ein paar Liter in den Tank des eigenen Pkw oder den Roller der Tochter fließen, so ist das unzulässig. Und das, was scheinbar nicht ins Gewicht fällt, kann böse Folgen haben: Deutsche Gerichte, wie zum Beispiel das Oberlandesgericht Celle, urteilten, dass falsch abgerechnete Tankvorgänge und der unzulässige Einsatz von Firmen-Tankkarten als klarer Betrug anzusehen ist. Das bringt also nicht nur Ärger, sondern kostet womöglich sogar den Job.

Dienstwagen auch von Tochter genutzt?

Ist der Firmenwagen für die private Nutzung zugelassen, kann der Ehepartner als Fahrberechtigter mit eingetragen werden. Bei Fahranfängern ist jedoch – statistisch gesehen – mit einem erhöhten Beschädigungsrisiko zu rechnen. Das tragen der Arbeitgeber oder das Leasing-Unternehmen nicht. Auch für das begleitete Fahren des 17-jährigen Sprösslings ist ein Dienstwagen grundsätzlich nicht freigegeben. Anders kann das bei Fahrzeugen von Freiberuflern geregelt sein. Bei einem Schaden werden persönlich Haftende versicherungstechnisch entsprechend höher eingestuft – sie tragen die Kosten also selbst.

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Darf das Haustier mit auf Reisen?

Bei privat genutzten Dienstwagen kann der Arbeitnehmer natürlich entscheiden, wann, mit wem und wohin er fährt. Dafür zahlt er ja auch eine oft recht happige Dienstwagensteuer. Ergo: Streichel-Hase, Wellensittich, Katze oder Meerschwein dürfen zur Tierarztpraxis gefahren werden. Auch der Haushund darf mit in den Urlaub reisen. Allerdings muss dann der Firmenwagennutzer auch für die richtige Sicherung der vierbeinigen Mitfahrer Sorge tragen – am besten mit einer Hundebox. Diese ist sicher und vermeidet das Verschmutzen von Polstern oder Gepäckabteil. Generell sollten im Bedarfsfall rechtzeitig und gründlich Hundehaare, Kotreste sowie der Geruch von nassem Hund aus dem Innenraum verbannt werden. Dafür gibt es entsprechende Reiniger.

 

Darf ein Anhalter mitfahren?

Wer einen Tramper mitnimmt, handelt privat. Ist man jedoch dienstlich, also im Auftrag des Arbeitgebers unterwegs, vermischen sich hier Firmen-Interessen und Privates. Das ist an sich schon nicht unproblematisch und kann innerbetrieblich geahndet werden. Doch kommt es zu einem Unfall, stehen gleich mehrere zusätzliche Probleme im Raum. Zum einen sind die versicherungsrechtlichen Ansprüche geschädigter Mitfahrer zu erfüllen. Doch ist dazu die Versicherung des Arbeitgebers ausreichend abgedeckt? Zum anderen können einem so steuerliche Verstöße angelastet werden. Dann nämlich, wenn der Firmenwagen ausschließlich für dienstliche Fahrten deklariert ist. Wenn zudem auch noch Umwege gefahren wurden, weil den netten Mitfahrern der kleine Gefallen "nicht abgeschlagen werden konnte", potenziert sich ein mögliches Strafmaß. Richtig ist: Nur wer den Dienstwagen privat nutzen darf, den Versicherungsschutz kennt und vor allem die trampende Person als friedfertig einschätzen kann, sollte Anhalter mitnehmen.

 

Wartung, Schäden & Unfälle: Der richtige Umgang mit dem Firmenauto

Wie mit allen zur Nutzung überlassenen Gegenständen muss auch ein Firmenwagen pfleglich behandelt werden. Dazu gehört zum einen der sorgsame Umgang, zum anderen die Fahrzeugpflege. Letztere kann sowohl durch den Fuhrpark des Betriebs, einen professionellen Pflegedienst oder mit Eigeninitiative per Waschanlage an der Tankstelle ausgeführt werden. Wichtig ist, dass der Dienstwagennutzer dafür die Verantwortung trägt. Sinnvoll ist es, gerade bei der Innenraum-Reinigung selbst Hand anzulegen. Verschütteter Kaffee, Milch und Cola lassen sich meist nur nach "frischer Tat" wirklich rückstandsfrei beseitigen. Auch Baumharz und Vogelkot sollten schnell vom Lack entfernt werden, damit keine bleibenden Schäden entstehen, die dann zur unnötigen Wertminderung des Fahrzeugs führen. Je nach Vereinbarung kann dafür der Nutzer zur Kasse gebeten werden.

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Service ist keine Nebensache

Oft werden Firmenwagen, anders als das private Schätzchen, beim Service vernachlässigt. Zu wenig Reifendruck, eine blinkende Kontrollleuchte oder ein verpasster Ölwechsel sind ja nicht so schlimm. Diese weit verbreitete Meinung ist schlichtweg falsch und kann teure Schäden, ja sogar Unfälle nach sich ziehen. Deshalb gewähren Fahrzeughersteller und Leasing-Unternehmen immer öfter Fuhrpark-Managern großer Firmen eine Kontrolle per Remote-Apps: Der Dienstwagen sendet den Service-Stand in die Cloud, Berechtigte können diesen jederzeit digital abrufen. Da der Nutzer vertraglich verpflichtet ist, die Service-Termine korrekt einzuhalten, kann er zur Rechenschaft gezogen werden. Bei eventuellen Folgeschäden oder einem Verkehrsunfall mit zu niedrigem Reifendruck oder verschlissener Bremse gilt das bei der Versicherung als grob fahrlässig. Die Kosten trägt dann der Fahrzeugnutzer.

Technik-Check und HU nicht verpassen

Auch ein Firmenwagen muss regelmäßig zum Service und zur Hauptuntersuchung. Je nach Herstellervorgabe liegt zwischen den Werkstatt-Durchsichten eine vorgegebene Kilometer- und/oder -Zeit Distanz. Diesen Turnus muss man kennen und einhalten. Bei einigen Modellen übernimmt das Fahrzeug-Management die Überprüfung servicerelevanter Baugruppen und informiert per Anzeige, SMS, E-Mail oder Aufforderung nach jedem Fahrzeugstart über bevorstehende Service-Termine. Diese sind unbedingt einzuhalten. Natürlich gelten Hauptuntersuchungs-Termine auch für Dienstwagen. Das erste Mal muss ein Fahrzeug nach drei Jahren, dann alle zwei Jahre den Prüfern von GTÜ, DEKRA, TÜV oder KÜS vorgeführt werden. Je nach Werkstatt-Vertrag der einzelnen Unternehmen kann das auch vom betreuenden Autohaus übernommen werden.

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Kleine Schäden, große Folgen

Parkrempler und Kratzer durch enge Torausfahrten sind auch beim Firmenwagen keine zu vernachlässigende "Gebrauchsspuren". Im Gegenteil: Diese Blessuren sollten unbedingt lückenlos dokumentiert und möglichst schnell professionell beseitigt werden. Nicht zuletzt ist neben dem Werterhalt des Dienstwagens auch ein makelloses Äußeres ein wichtiger Vorteil bei möglichen Anschuldigungen Dritter. Bei Versicherungen und Leasingunternehmen gerät man mit Beschädigungen und Kratzern an der Karosserie schnell in den Verdacht, Verursacher von Delikten im "ruhenden Verkehr" zu sein, was nervige Rechtfertigungen und teure Folgen nach sich ziehen kann.

Unfall im Ausland

Die Schadensabwicklung beim Firmenwagen ist häufig verzwickt, auch unverschuldet hat man oft das Nachsehen. Wichtig: Unbedingt auf eine lückenlose Dokumentation achten, möglichst Passanten als Zeugen gewinnen und die Polizei rufen. Bei Fahrlässigkeit (alle Glätte-Unfälle, Müdigkeit, zu hohes Tempo etc.) muss sich der Arbeitnehmer am entstandenen Schaden beteiligen. Je schwerwiegender die Schuld ist, desto teurer wird es. Von Vorteil ist hier eine Vollkasko-Versicherung, allerdings muss der Arbeitnehmer für die Selbstbeteiligung aufkommen.

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Unfall im Inland

Hier sollte man ebenfalls auf eine lückenlose Dokumentation achten, möglichst Passanten, die als Zeugen dienlich sind, ansprechen und die Polizei rufen. Die Schadensabwicklung ist oft verzwickt. Gerät man unverschuldet in die missliche Situation, dann tragen die gegnerische Versicherung und im Zweifel die des Arbeitgebers die Kosten. Wurde der Firmenwagen zur privaten Nutzung freigegeben, dann gilt die Regelung auch bei privaten Fahrten. Bei Fahrlässigkeit (alle Glätte-Unfälle, nachgewiesene Müdigkeit, zu hohe Geschwindigkeit) muss sich der Arbeitnehmer am entstandenen Schaden beteiligen. Je schwerwiegender die Schuld ist, desto höher fällt der Betrag aus. Bei einer Vollkasko-Versicherung muss der Arbeitnehmer für die Selbstbeteiligung aufkommen. Bei grober Fahrlässigkeit mit dem Dienstwagen trägt der Arbeitnehmer den Schaden in der Regel komplett.

 

Muss ich beim Firmenwagen ein Fahrtenbuch führen?

Wer wenig privat mit dem Firmenwagen fährt, sollte ein Fahrtenbuch führen, um die monatlichen Überweisungen an das Finanzamt gering zu halten. Damit das Fahrtenbuch jedoch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es "vollständig" sein. Zu den Pflicht-Eintragungen gehören neben Datum, Kilometerstand und Reisezweck auch Beginn und Ende der Fahrt sowie Namen von besuchten Gesprächspartnern – das alles sollte vermerkt sein. Lose Zettelsammlungen sind nicht erlaubt. Alle Angaben müssen nachvollziehbar und fortlaufend erfasst sein. Elektronische Eingabehilfen, etwa per App, sind möglich. Nicht anerkannt werden dagegen am PC ausgefüllte Listen – diese könnten ja nachträglich bearbeitet sein, so die Begründung des Fiskus.

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Buchführung per Smartphone

Spezielle Smartphone-Apps, die teilweise sogar kostenlos zu haben sind, erleichtern die Führung eines Fahrtenbuchs enorm. Sie nehmen per GPS-Tracking Start und Ziel samt Ort automatisch auf. Der Fahrer muss lediglich angeben, ob es sich um eine Privat- oder Dienstfahrt mit dem Firmenwagen handelt und den Grund der Fahrt nennen sowie den Kilometerstand einfügen. Wichtig: Nachträgliche Eintragungen sind weder möglich noch zulässig. Das Smartphone sollte also stets dabei sein. Anderenfalls kommt man bei der nächsten Steuerprüfung in Erklärungsnöte.

Die Firmenwagen-Versicherung

Spezielle Spar-Tarife für Geschäftsleute kommen all jenen zugute, die viel mit dem Firmenwagen unterwegs sind und sich weder Werkstatt-Bindung noch großen Zeitaufwand für Gutachter-Termine und Schadensregulierungen leisten können. Denn (Arbeits-) Zeit ist Geld. Hier sollte ein Sorglos-Paket den Dienstwagen-Nutzer auch im Schadensfall entlasten und möglichst zeitlich unbegrenzt ein Ersatz-Fahrzeug für die uneingeschränkte Mobilität mit einschließen.

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Worauf bei der Rückgabe des Dienstwagens achten?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Firmenwagen vor Ablauf der Kündigungsfrist abgegeben werden. Beim Mutterschutz ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, den Dienstwagen weiterhin zur Verfügung zu stellen. In der Elternzeit ist dies dagegen nicht der Fall – der Arbeitgeber zahlt dann ja auch kein Gehalt und kann deshalb den Firmenwagen zurückfordern. Bei Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit besteht das Recht auf den Dienstwagen befristet weiter. Erst nach einem sechswöchigen Ausfall des Angestellten kann das Fahrzeug vom Arbeitgeber zurückgefordert werden.

Pauschale für Rücknahmeschäden

Kratzer im Lack, Dellen am Blech und Schrammen auf den einst so schönen Alu-Felgen – genau damit rollen die meisten geleasten Firmenwagen zurück ins Depot. Während viele Leasingkunden dies als Gebrauchspuren verbuchen, sprechen Leasinggeber hier von knallharten Mängeln. Klar, denn mit solchen Schäden sind Autos auf dem Gebrauchtmarkt weniger wert und passen nicht zu den teilweise zu hoch kalkulierten Restwerten. Gut dran ist, wer mit dem Leasingvertrag eine Pauschale für Rücknahmeschäden vereinbart hat. Dann sind solche Macken am Dienstwagen mit der etwas teureren Leasing-Prämie bereits abgegolten, die Rückgabe läuft reibungslos. Anderen sei ein Blick in den Schadenskatalog, etwa von GTÜ und DEKRA, empfohlen. Dieser sorgt für Transparenz und weist aufgelistet nach Laufleistung und Alter auf, was als Gebrauchsspuren und was als Schäden akzeptiert werden muss.

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Fallstricke bei der Rückgabe des Firmenwagen

Vor der Rückgabe des Firmenwagens müssen alle Schäden aufgenommen und akkurat benannt werden, um späteren Auseinandersetzungen vorzubeugen. Hilfreich ist es, von einer Sachverständigenorganisation wie der GTÜ eine genaue Gebrauchtwagenprüfung vornehmen zu lassen. Um Nachzahlungen zu vermeiden, sollte man Mängel frühzeitig beseitigen lassen. Alles, was erst bei der Rückgabe ans Tageslicht kommt, wird teuer. Bei Totalschaden oder Diebstahl zahlen Versicherungen nur den Zeitwert, die Differenz zum vereinbarten Restwert trägt der Kunde – deshalb bei der Versicherung des Dienstwagens auf eine sogenannte GAP-Deckung achten!

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