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Firmenwagen-Ratgeber: Vorteile, Steuertricks & Rückgabe-Tipps
Firmenwagen sind populär, allerdings muss beim Gebrauch einiges beachtet werden. Wir haben wichtige Tipps gesammelt!
- Was ist ein Firmenwagen?
- Wie funktioniert Gehaltsumwandlung beim Firmenwagen?
- Wann lohnt sich ein Firmenwagen?
- Welcher Firmenwagen ist steuerlich am günstigsten?
- Wer zahlt was beim Dienstwagen?
- Welche Autos eignen sich als Firmenwagen?
- Was ist bei privater Nutzung zu beachten?
- Wer darf den Firmenwagen fahren?
- Darf das Haustier mitfahren?
- Was gilt für die Firmen-Tankkarte?
- Ist eine nebenberufliche Nutzung erlaubt?
- Wer haftet bei Schäden oder Unfällen?
- Wartung und HU nicht verpassen
- Was passiert bei Rückgabe des Firmenwagens?
- So spart man bei der Firmenwagensteuer
Was ist ein Firmenwagen?
Ein Firmenwagen ist ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Fahrzeug, das beruflich – und unter bestimmten Bedingungen auch privat – genutzt werden darf. Er gilt als beliebte Zusatzleistung im Arbeitsverhältnis und kann sowohl steuerliche Vorteile als auch Mobilität bieten. Die private Nutzung wird vom Finanzamt als geldwerter Vorteil gewertet und ist entsprechend zu versteuern.
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Der VW Passat (2024) im Fahrbericht (Video):
Wie funktioniert Gehaltsumwandlung beim Firmenwagen?
Viele Unternehmen setzen Firmenwagen als Prämie oder Gehaltsersatz ein. Dabei ersetzt der Dienstwagen eine klassische Gehaltserhöhung – die sogenannte Gehaltsumwandlung. Diese kann sich lohnen, da der geldwerte Vorteil oft steuerlich günstiger ist als das reguläre Bruttogehalt. Wichtig: Weniger Bruttogehalt bedeutet mitunter auch weniger Rentenpunkte. Bei der Gehaltsumwandlung verzichtet man also auf einen Teil des Bruttogehalts und erhält dafür einen Dienstwagen. Der Vorteil: Steuer- und Sozialabgaben sinken für beide Seiten. Unternehmen sparen Beiträge, Beschäftigte erhalten Mobilität zu günstigeren Konditionen. Die Ersparnis hängt vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und dem Anteil privater Nutzung ab.
Wann lohnt sich ein Firmenwagen?
Ein Firmenwagen lohnt sich besonders bei:
kurzen Arbeitswegen
günstigen Fahrzeugmodellen
wenig privater Nutzung
Achtung bei doppelter Haushaltsführung: Nur eine Heimfahrt pro Woche ist steuerfrei – weitere Fahrten erhöhen den zu versteuernden geldwerten Vorteil.
Welcher Firmenwagen ist steuerlich am günstigsten?
Je günstiger der Bruttolistenpreis, desto niedriger die Versteuerung. Besonders attraktiv sind Elektroautos: Bei einem Bruttolistenpreis bis 70.000 Euro wird lediglich 0,25 Prozent dieses Werts monatlich versteuert. Diese sogenannte 0,25-Prozent-Regelung ist einer der größten Steuervorteile für E-Dienstwagen. Teurere Modelle oder nicht vollständig emissionsfreie Fahrzeuge unterliegen hingegen der 0,5-Prozent-Regelung.
Steuerliche Vorteile von E-Autos und Hybriden
Elektroautos: nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises. Hier alle Infos zum E-Auto als Dienstwagen & das sind die besten elektrischen Firmenwagen.
Plug-in-Hybride: 0,5 Prozent bei max. 50 g CO₂/km & Reichweite von mind. 60 km (ab 2025: 80 km). Hier empfehlenswerte PHEV als Dienstwagen.
Verbrenner: 1-Prozent-Regel, die wir hier ausführlich erklären
Zusätzlich: Für E-Fahrzeuge mit Erstzulassung ab Juli 2024 ist eine Sonderabschreibung von 75 Prozent bis Ende 2028 möglich – das reduziert die Steuerlast deutlich.
Nützliches Zubehör rund ums Elektroauto:
Wer zahlt was beim Dienstwagen?
Arbeitgeber: Anschaffung, Wartung, Versicherung, Steuer, Kraftstoff
Arbeitnehmende: Versteuerung des geldwerten Vorteils und ggf. private Mehrkosten (z. B. Reinigung, Selbstbeteiligung bei Unfällen)
Welche Autos eignen sich als Firmenwagen?
Das gewählte Fahrzeug sollte zur Branche, Position und Steuerklasse passen. Die Marke kann vom Unternehmen vorgegeben sein. Handwerker:innen wählen besser einen Transporter als einen Sportwagen – auch aus Gründen der Akzeptanz beim Finanzamt.
Auch Gebrauchtwagen dürfen als Dienstwagen genutzt werden – besonders attraktiv für Selbstständige, da sie günstiger sind und das Betriebskonto schonen.
Was ist bei privater Nutzung zu beachten?
Ob ein Dienstwagen privat genutzt werden darf, muss ausdrücklich im Arbeits- oder Zusatzvertrag schriftlich geregelt sein. Fehlt eine solche Regelung, geht das Finanzamt von einer privaten Nutzung aus – mit entsprechenden steuerlichen Folgen. Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent dienstlich eingesetzt, zählt es zum Betriebsvermögen. Liegt die betriebliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent, besteht ein Wahlrecht hinsichtlich der Zuordnung. In jedem Fall empfiehlt sich ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch.
Ein Fahrtenbuch ist besonders sinnvoll, wenn das Fahrzeug nur gelegentlich privat genutzt wird. Es kann den zu versteuernden geldwerten Vorteil erheblich senken – vorausgesetzt, es wird lückenlos, fortlaufend und revisionssicher geführt. Anerkannt sind handschriftliche Bücher und digitale Lösungen mit GPS-Erfassung. Tabellen in Word oder Excel erkennt das Finanzamt nicht an. Hier alle Infos über elektronische Fahrtenbücher.
Wer darf den Firmenwagen fahren?
Nur berechtigte Personen dürfen den Dienstwagen fahren. Mit Zustimmung können auch Ehepartner:innen eingetragen werden. Jugendliche – etwa beim begleiteten Fahren ab 17 – sind in der Regel ausgeschlossen. Schäden durch unbefugte oder unerfahrene Fahrer:innen können zu erheblichen Problemen führen.
Auch die Mitnahme von Anhalter:innen ist nicht bedenkenlos möglich. Auf Dienstfahrten kann sie steuerliche Konsequenzen oder haftungsrechtliche Fragen nach sich ziehen – etwa bei Umwegen oder Unfällen.
Darf das Haustier mitfahren?
Tiere dürfen im privat genutzten Firmenwagen mitgenommen werden, solange sie ordnungsgemäß gesichert sind. Eine Transportbox für Hunde im Auto schützt sowohl das Tier als auch das Fahrzeuginterieur. Für Reinigung und Pflege sind die Nutzer:innen verantwortlich.
Von der AUTO ZEITUNG getestet und empfohlen:
Was gilt für die Firmen-Tankkarte?
Die Firmen-Tankkarte darf ausschließlich für den Dienstwagen verwendet werden. Eine Nutzung für private Fahrzeuge, Roller von Angehörigen oder andere Fremdfahrzeuge gilt als Missbrauch und kann arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung haben.
Ist eine nebenberufliche Nutzung erlaubt?
Nein – ein Firmenwagen darf nicht für Nebenjobs oder gewerbliche Tätigkeiten außerhalb des Arbeitsverhältnisses eingesetzt werden. Auch Angehörige dürfen das Fahrzeug nicht geschäftlich nutzen.
Wer haftet bei Schäden oder Unfällen?
Beschäftigte müssen das Fahrzeug pfleglich behandeln. Bei grober Fahrlässigkeit – etwa durch zu geringen Reifendruck oder verpasste Wartungen – haften sie selbst.
Im Schadensfall ist eine lückenlose Dokumentation notwendig: Fotos, Zeug:innen, Polizeibericht. Das gilt besonders im Ausland. Hier unser Ratgeber zu Verkehrsunfällen im Ausland. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte auf eine GAP-Versicherung achten – sie gleicht im Fall von Diebstahl oder Totalschaden die Differenz zwischen Zeitwert und Leasingrestwert aus.
Wartung und HU nicht verpassen
Wer keinen zentralen Fuhrpark hat, muss Wartung und Hauptuntersuchung selbst koordinieren. HU ist erstmals nach drei Jahren, dann alle zwei Jahre fällig. Versäumnisse gelten als grob fahrlässig. Moderne Fahrzeuge bieten App-Anbindung zur Erinnerung.
Was passiert bei Rückgabe des Firmenwagens?
Die Rückgabe erfolgt bei Kündigung, Elternzeit oder längerer Krankheit (ab sechs Wochen). Während des Mutterschutzes bleibt der Dienstwagen erhalten.
Vor der Rückgabe sollten Zustand und Laufleistung dokumentiert werden. Kratzer, Dellen oder Verschleißspuren werden je nach Leasingvertrag bewertet. Ohne vertraglich vereinbarte Pauschale orientiert sich die Bewertung an Katalogen von GTÜ oder DEKRA.
Um Diskussionen zu vermeiden, lohnt eine unabhängige Fahrzeugprüfung vor der Rückgabe. Auch kleine Reparaturen vorab können Kosten sparen.
So spart man bei der Firmenwagensteuer
Ein günstiger Bruttolistenpreis senkt die Steuer
Elektroautos (0,25-%-Regel) lohnen besonders
Fahrtenbuch statt pauschaler Versteuerung kann vorteilhaft sein
Privatnutzung klar vertraglich regeln
Wartung & Pflege regelmäßig durchführen, um Probleme zu vermeiden
