Elektronisches Fahrtenbuch führen: Einfach digital per App

Korrekt benutzt, ist ein digitales Fahrtenbuch zulässig und ausgesprochen hilfreich. Speziell Nutzer:innen von Dienst- und Firmenwagen, die ihr Auto nicht nach der Ein-Prozent-Regel versteuern, kennen das: Die Unterscheidung von privaten und dienstlichen Fahrten ist fürs Finanzamt sehr wichtig.

Wird der Firmenwagen für private Fahrten genutzt, muss diese beim Finanzamt angegeben werden. Denn sie gilt bei der Behörde als steuerlicher Vorteil. Dabei ist es unerheblich, ob das Dienstauto nur einmal im Jahr privat für den großen Urlaub benutzt wird oder täglich für kurze Fahrten, etwa zum Einkaufen, zur Schule oder zum Sport. 

Bei der korrekten und rechtssicheren Dokumentation der absolvierten Fahrten fürs Finanzamt helfen Fahrtenbücher. Wichtig ist dabei, dass es sorgfältig und lückenlos geführt wird. Neben einem klassischen Heft in Papierform, in dem die Fahrten handschriftlich eingetragen werden, dürfen Autofahrer:innen auch elektronische Fahrtenbücher nutzen.

Ein digitales Fahrtenbuch spart Aufwand und damit Nerven. Es zeichnet auf elektronischem Wege das Datum, die Zeit und die Wegstrecke von Autofahrten auf.

Hier die Vorteile von elektronischen Fahrtenbüchern auf einen Blick:

• Präzise Aufzeichnung: Die Programme zeichnen über GPS-Ortung die gefahrenen Wegstrecken auf. Zudem können sie diese im nächsten Schritt automatisch dem jeweiligen Fahrtgrund (dienstlich oder privat) zuordnen.

• Zweck der Fahrt wird automatisch erkannt: Nutzer:innen können bei einem digitalen Fahrtenbuch, je nach Programm, meist eine automatische Unterscheidung zwischen dienstlichen und privat motivierten Fahrten festlegen.

• Speicher: Der große Vorteil eines in digitaler Form geführten Fahrtenbuch ist, dass es später als PDF-Datei abgespeichert werden kann. Manche Fahrtenbuch-Software lässt auch ein Speichern der Daten als Excel-Tabelle zu. Hier ist allerdings zu beachten, dass nachträglich veränderbare Dateien nicht vom Finanzamt anerkannt werden (siehe unten, FAQ, Abschnitt „Fehler vermeiden“).

Wie der Name schon sagt, erfolgt beim digitalen Fahrtenbuch die Aufzeichnung, anders als bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, automatisch und in digitaler Form – eine passende App und das entsprechende Zubehör vorausgesetzt. Die digitale Variante vermeidet nicht nur Eingabefehler, sondern spart auch Zeit gegenüber der althergebrachten Lösung mit Stift und Papier. 

Ein weiterer Vorteil des digitalen Fahrtenbuchs: Sind Datum und Uhrzeit erst einmal korrekt eingestellt, muss nicht alles erst händisch notiert und in eine Tabelle übertragen werden. Auch Kilometerstände werden von den Systemen automatisch in die entsprechende Spalte eingetragen.

Das Übermitteln der Daten ans Finanzamt kann dann in einer Form erfolgen, die von den Behörden anstandslos akzeptiert wird. Das hat damit zu tun, dass die Programme automatisch schreibgeschützte Dateien erstellen, die fälschungssicher und somit finanzamtskonform sind. Je nach Programm lassen sich auch Fahrtenbücher für verschiedene Fahrzeuge anlegen.

Elektronische Fahrtenbücher gibt es einerseits als App für Smartphones und als Programme für den Computer. Sie lassen sich meist leicht über die On-Board-Diagnose-Schnittstelle (OBD) mit dem Auto und von dort per Bluetooth mit dem Smartphone verbinden. Auch die elektronische Übertragung ist denkbar einfach: Für die Steuererklärung lässt sich das Fahrtenbuch auf direktem digitalen Wege übermitteln. Mithilfe der App landet sie automatisch im E-Mail-Posteingang der Nutzer:innen.

Hier die besten OBD-Geräte aus unserem Test.

Zahlreiche Software-Anbieter haben mittlerweile Produkte zum Erstellen elektronischer Fahrtenbücher im Programm. Damit diese auch beim Finanzamt eingereicht werden können, müssen diverse Kriterien erfüllt werden. Entscheidend für die Anerkennung ist aus Sicht des Finanzamts neben der Möglichkeit des Aufzeichnens von Strecken, Grund, Datum und Uhrzeit der Fahrt die manipulationssichere Speicherung. Die Daten der Fahrtenbuch-App dürfen keine nachträgliche Änderung zulassen und müssen immer zweifelsfrei die tatsächlichen gefahrenen Kilometer des betreffenden Autos anzeigen.

Im Internet gibt es eine große Auswahl an verschiedenen Apps zur Aufzeichnung der Fahrten, welche die oben genannten Kriterien erfüllen. Das stellt sicher, dass die elektronischen Fahrtenbücher finanzamtskonform arbeiten und von der Steuerbehörde als ordnungsgemäßes digitales Fahrtenbuch anerkannt werden. Im Folgenden stellen wir einige beliebte und bewährte digitale Fahrtenbuch-Lösungen vor.

Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von PAJ lassen sich laut Hersteller lückenlos und manipulationssicher alle Strecken, die ein Fahrzeug zurücklegt, dokumentieren. Die Strecken können abgerufen, gespeichert, katalogisiert und später als PDF exportiert werden. Der Gesamtpreis für Dongle, GPS-Empfang und Software: unter 50 Euro.

Das manipulationssichere Fahrtenbuch von Yukatrack lässt sich einfach auf dem Smartphone installieren. Im OBD-Stecker ist bereits eine SIM-Karte integriert, sodass für das GPS-Signal kein Smartphone aktiv mit dem Gerät verbunden sein muss. Per App kann jedoch auf die Daten zugegriffen und bei Bedarf Fahrten einfach angepasst werden. Auch eine Software für den PC ist dabei.

Auch mit dem Fleetize-Fahrtenbuch lassen sich Fahrtstrecken digital gut aufzeichnen. Ein OBD2-Stecker verbindet sich dabei mit einer App auf dem Smartphone und legt die privaten oder dienstlichen Strecken digital ab. Mit GPS-Empfänger und EU-SIM-Karte, flottenfähig und mit zwölfmonatiger Lizenz kostet das System für das Fahrtenbuch rund 200 Euro.

Mit dem DataPlug von VW lassen sich Fahrzeuge von BW über die OBD2-Schnittstelle mit dem Smartphone verbinden und Daten übertragen. Darunter sind Fahrdaten wie Zeit, Datum und Strecke. 

Elektronische Fahrtenbücher kosten je nach Hersteller, Ausführung und Fahrzeug zwischen 100 und knapp 300 Euro. Automatische Systeme als Fahrtenbuch bieten häufig noch mehr Funktionen und Dienstleistungen an als nur die spätere Auswertbarkeit fürs Finanzamt. Manche Kfz-Versicherungen bieten auch spezielle Prämien für die Nutzung eines Fahrtenbuchs an. Was man sonst noch zur KFz-Versicherung wissen muss, haben wir hier zusammengefasst. Wichtig: Einige GPS-Tracker, Apps oder Software verlangen zusätzlich zum Kaufpreis noch eine Lizenzgebühr für die Nutzung des Systems.