Dienstwagen: Steuern, Nutzung und Rückgabe! 15 Tipps für Dienstwagen-Fahrer

von Holger Ippen 26.07.2017
Inhalt
  1. Dienstwagen-Thema: Steuern
  2. Kilometer- oder Restwert-Leasing
  3. Führen eines Fahrtenbuchs
  4. Dienstwagen zur Langzeitmiete
  5. Buchführung per Smartphone
  6. Die Dienstwagen-Versicherung
  7. Diese Pflichten sind einzuhalten
  8. Rückgabe des Dienstwagens
  9. Familiennutzung des Dienstwagens
  10. Auch Pflege ist ein Thema
  11. Dienstwagen: Unfall im Ausland
  12. Unfall mit Dienstwagen im Inland
  13. Pauschale für Rücknahmeschäden
  14. Die Beliebtesten Modelle
  15. Fallstricke bei der Rückgabe

Das Nutzen von Firmen- oder Dienstwagen ist lukrativ und populär. Allerdings dürfen wichtige Punkte wie Steuern, Nutzung und die spätere Rückgabe nicht außer Acht gelassen werden. Eine Hilfestellung geben unsere nachfolgenden 15 Tipps.

 

Dienstwagen-Thema: Steuern

Firmenwagen gelten als Motivation für Mitarbeiter – besonders dann, wenn der Dienstwagen auch privat genutzt werden darf. Für diese private Nutzung müssen jedoch Steuern gezahlt werden, denn das Überlassen des Autos gilt im Finanzdeutsch als Sachzuwendung. Und für diesen geldwerten Vorteil muss Einkommensteuer gezahlt werden: entweder nach Fahrtenbuch-Nutzungsnachweis oder pauschal über die Ein-Prozent-Regel. Pro Kalendermonat sind also ein Prozent des Listen-Neupreises – auch, wenn das Auto geleast ist – abzuführen. Sogar auf diesen Betrag sind Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeitrag zu entrichten. Nur bei nachgewiesener Fahruntüchtigkeit entfallen die Kosten für den betreffenden Zeitraum.

 

Kilometer- oder Restwert-Leasing

Wer least, zahlt nicht für das Auto, sondern lediglich für dessen Nutzung. Generell unterscheidet man zwischen zwei Leasing-Abrechnungsformen. Beim Kilometer-Leasing bestimmt eine festgelegte Fahrleistung die Rate. Für Mehr-Kilometer muss der Fahrer nachzahlen, bei Minder-Kilometern gibt es Geld zurück. Beim Restwert-Leasing steht der Kunde dagegen für den Fahrzeugrestwert beim Vertragsende gerade. Im Zweifel muss er dann nachzahlen.

 

Führen eines Fahrtenbuchs

Wer wenig privat mit dem Firmenauto fährt, sollte ein Fahrtenbuch führen, um die monatliche Überweisungen an das Finanzamt gering zu halten. Damit das Fahrtenbuch jedoch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es "vollständig" sein. Zu den Pflicht-Eintragungen gehören neben Datum, Kilometerstand und Reisezweck auch Beginn und Ende der Fahrt sowie Namen von besuchten Gesprächspartnern – das alles sollte vermerkt sein. Lose Zettelsammlungen sind nicht erlaubt. Alle Angaben müssen nachvollziehbar und fortlaufend erfasst sein. Elektronische Eingabehilfen, etwa per App, sind möglich. Nicht anerkannt werden dagegen am PC ausgefüllte Listen – diese könnten ja nachträglich bearbeitet sein, so die Begründung des Fiskus.

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Dienstwagen zur Langzeitmiete

Als interessante Alternative zum herkömmlichen Dienstwagen-Kauf oder -Leasing hat sich die Langzeitmiete etabliert: Das Auto wird beim Autovermieter gebucht. Im Gegensatz zur üblichen Tages-Miete werden hier jedoch Mietzeiten von sechs, zwölf oder bis zu 24 Monaten sowie die individuellen Konditionen speziell vereinbart. Zu den Vorteilen zählen die dabei üblichen "Rundum-Sorglos-Pakete". Im Schadensfall übernimmt der Vermieter die Abwicklung, ebenso wie die Aufwendungen für Wartungs- und Reparaturarbeiten. Hier ist sogar meist ein Austausch gegen ein Neufahrzeug ohne Zusatzkosten möglich. Für Firmenkunden besonders interessant: Die monatlichen Mietraten sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig.

 

Buchführung per Smartphone

Spezielle Smartphone-Apps, die teilweise sogar kostenlos zu haben sind, erleichtern die Führung eines Fahrtenbuchs enorm. Sie nehmen per GPS-Tracking Start- und Ziel samt Ort automatisch auf. Der Fahrer muss lediglich angeben, ob es sich um eine Privat- oder Dienstfahrt handelt und den Grund der Fahrt nennen sowie den Kilometerstand einfügen. Wichtig: Nachträgliche Eintragungen sind weder möglich noch zulässig. Das Smartphone sollte also stets dabei sein. Anderenfalls kommt man bei der nächsten Steuerprüfung in Erklärungsnöte.

 

Die Dienstwagen-Versicherung

Spezielle Spar-Tarife für Geschäftsleute kommen all jenen zugute, die viel mit dem Auto unterwegs sind und sich weder Werkstatt-Bindung noch großen Zeitaufwand für Gutachter-Termine und Schadensregulierungen leisten können. Denn (Arbeits-) Zeit ist Geld. Hier sollte ein Sorglos-Paket den Dienstwagen-Nutzer auch im Schadensfall entlasten und möglichst zeitlich unbegrenzt ein Ersatz-Fahrzeug für die uneingeschränkte Mobilität mit einschließen.

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Diese Pflichten sind einzuhalten

Auch Dienstwagen-Fahrer haben Pflichten. Allen Aufgaben, die für die Verkehrs- und Betriebssicherheit wichtig sind, müssen die Firmenwagen-Nutzer nachkommen. Also Betriebsmittel (Motorenöl, Scheibenwaschwasser) kontrollieren und auffüllen, Reifendruck und Profil-Tiefe überprüfen sowie Werkstatt- und Hauptuntersuchungs-Termine einhalten. Kommt es zu Schäden am Fahrzeug, dann sollten sie zeitnah dem Eigner des Fahrzeugs, also der Leasinggesellschaft oder dem betrieblichen Flottenbetreiber, mitgeteilt werden. Je nach Vereinbarung müssen Nutzer mitunter sogar für die Beseitigung von Kratzern und Dellen selbst aufkommen.

 

Rückgabe des Dienstwagens

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Firmenwagen vor Ablauf der Kündigungsfrist abgegeben werden. Beim Mutterschutz ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, den Dienstwagen weiterhin zur Verfügung zu stellen. In der Elternzeit ist dies dagegen nicht der Fall – der Arbeitgeber zahlt dann ja auch kein Gehalt und kann deshalb den Dienstwagen zurückfordern. Bei Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit besteht das Recht auf den Dienstwagen befristet weiter. Erst nach einem sechswöchigen Ausfall des Angestellten kann das Fahrzeug vom Arbeitgeber zurückgefordert werden.

 

Familiennutzung des Dienstwagens

Ob den Dienstwagen auch Familienmitglieder fahren dürfen, hängt immer von den Vereinbarungen mit dem jeweiligen Arbeitgeber ab. Der Dienstwagen-Überlassungsvertrag erlaubt im Normalfall Ehepartner und Lebensgefährten, den Wagen zu nutzen – meist sind jedoch Dritte ausgeschlossen. Zudem müssen auch die Vorgaben der Versicherung beachtet werden, also Ausschluss von Fahranfängern, Altersbeschränkungen usw. Im Zweifel sollte man die Bedingungen mit seinem Arbeitgeber genau durchsprechen und – wenn nötig – kostenverteuernde Änderungen in die Versicherungspolice aufnehmen (Zulassung weiterer Fahrer).

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Auch Pflege ist ein Thema

Der Firmenwagenfahrer ist verpflichtet, das Fahrzeug pfleglich zu behandeln und Verunreinigungen zeitnah zu beseitigen. Flecken im Polster, Baumharz und Vogelkot-Verätzungen im Lack führen zum Wertverlust. Empfehlenswert ist eine regelmäßige Innen- und Außenreinigung. Wartungstermine, Motor- und Unterbodenwäsche sollten von professionellen Service-Anbietern durchgeführt werden. Oft übernimmt die Firma die Unterhaltskosten.

 

Dienstwagen: Unfall im Ausland

Grundsätzlich gilt: Gestehen Sie keine Schuld ein, denn das erschwert eine spätere eventuelle anwaltliche Unterstützung. Stets alle Geschehnisse genauestens dokumentieren (Foto, Zeichnung, Personalien, Adressen, Zeugen) und den Unfall von der örtlichen Polizei aufnehmen lassen sowie die eigene Versicherung sofort verständigen. Ist per Vertrag die Privatnutzung des Firmenwagens erlaubt, dann trägt der Arbeitgeber bzw. dessen Versicherung die Kosten für das Auto. Dies gilt auch für Kosten, die durch einen Unfall im Ausland verursacht wurden. Wird dem Fahrer jedoch Schuld oder grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen, dann muss er die Rechnungen selbst begleichen.

 

Unfall mit Dienstwagen im Inland

Hier sollte man ebenfalls auf eine lückenlose Dokumentation achten, möglichst Passanten, die als Zeugen dienlich sind, ansprechen und die Polizei rufen. Die Schadensabwicklung ist oft verzwickt. Gerät man unverschuldet in die missliche Situation, dann tragen die gegnerische Versicherung und im Zweifel die des Arbeitgebers die Kosten. Wurde der Firmenwagen zur privaten Nutzung freigegeben, dann gilt die Regelung auch bei privaten Fahrten. Bei Fahrlässigkeit (alle Glätte-Unfälle, nachgewiesene Müdigkeit, zu hohe Geschwindigkeit) muss sich der Arbeitnehmer am entstandenen Schaden beteiligen. Je schwerwiegender die Schuld ist, desto höher fällt der Betrag aus. Bei einer Vollkasko-Versicherung muss der Arbeitnehmer für die Selbstbeteiligung aufkommen. Bei grober Fahrlässigkeit mit dem Dienstwagen trägt der Arbeitnehmer den Schaden in der Regel komplett.

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Pauschale für Rücknahmeschäden

Kratzer im Lack, Dellen am Blech und Schrammen auf den einst so schönen Alu-Felgen – genau damit rollen die meisten geleasten Dienstwagen zurück ins Depot. Während viele Leasingkunden dies als Gebrauchspuren verbuchen, sprechen Leasinggeber hier von knallharten Mängeln. Klar, denn mit solchen Schäden sind Autos auf dem Gebrauchtmarkt weniger wert und passen nicht zu den teilweise zu hoch kalkulierten Restwerten. Gut dran ist, wer mit dem Leasingvertrag eine Pauschale für Rücknahmeschäden vereinbart hat. Dann sind solche Macken mit der etwas teureren Leasing-Prämie bereits abgegolten, die Rückgabe läuft reibungslos. Anderen sei ein Blick in den Schadenskatalog, etwa von GTÜ und DEKRA, empfohlen. Dieser sorgt für Transparenz und weist aufgelistet nach Laufleistung und Alter auf, was als Gebrauchsspuren und was als Schäden akzeptiert werden muss.

 

Die Beliebtesten Modelle

Welches Modell sollte es sein? Grundsätzlich gilt: Fahrzeugauswahl und Ausstattungsumfang sollten zum jeweiligen wirtschaftlichen Erfolg passen. Anderenfalls könnten sich Probleme mit dem Finanzamt ergeben. Gut beraten ist, wer auf die "Kleiderordnung" im Unternehmen achtet, um Missgunst und Neid gar nicht erst aufkommen zu lassen. Wenn der Chef nicht ohnehin eine Vorgabe macht, lohnt es, sich an den beliebtesten Firmenwagen-Modellen zu orientieren.

 

Fallstricke bei der Rückgabe

Vor der Rückgabe müssen alle Schäden aufgenommen und akkurat benannt werden, um späteren Auseinandersetzungen vorzubeugen. Hilfreich ist es, von einer Sachverständigenorganisation wie der GTÜ eine genaue Gebrauchtwagenprüfung vornehmen zu lassen. Um Nachzahlungen zu vermeiden, sollte man Mängel frühzeitig beseitigen lassen. Alles, was erst bei der Rückgabe ans Tageslicht kommt, wird teuer. Bei Totalschaden oder Diebstahl zahlen Versicherungen nur den Zeitwert, die Differenz zum vereinbarten Restwert trägt der Kunde – deshalb bei der Versicherung auf eine so genannte GAP-Deckung achten!

Die beliebtesten Dienstwagen 2016
RangModell
1VW Passat
2VW Golf
3Audi A4, S4
4Skoda Octavia
5Audi A6, S6
6Mercedes C-Klasse
7BMW 3er
8VW Touran
9Ford Focus
10Opel Astra

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